Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami podatkowymi, księgowymi i sprawozdawczymi. Nawet przy współpracy z biurem rachunkowym mogą zdarzyć się pomyłki – błędnie zaksięgowana faktura, nieprawidłowo rozliczony VAT, opóźnienie w złożeniu deklaracji czy nieprawidłowe wyliczenie składek ZUS.
W takiej sytuacji przedsiębiorcy najczęściej zadają jedno pytanie: kto odpowiada za błąd – właściciel firmy czy księgowy?
Odpowiedź nie zawsze jest oczywista. W wielu przypadkach wobec urzędu skarbowego lub ZUS odpowiada przedsiębiorca, nawet jeśli korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Jednocześnie nie oznacza to, że biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za popełnione błędy.
Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda odpowiedzialność za błędy w księgowości oraz jakie działania warto podjąć po wykryciu nieprawidłowości.
Spis treści
W praktyce należy rozróżnić kilka rodzajów odpowiedzialności:
Najczęściej przedsiębiorcy skupiają się na odpowiedzialności księgowego, jednak z punktu widzenia organów podatkowych sytuacja wygląda inaczej.
Podatnikiem pozostaje przedsiębiorca lub spółka, a nie biuro rachunkowe. To oznacza, że ewentualne zaległości podatkowe, konieczność złożenia korekt czy zapłaty odsetek w pierwszej kolejności obciążają podatnika.
Samo przekazanie prowadzenia księgowości zewnętrznemu podmiotowi nie powoduje automatycznego przeniesienia odpowiedzialności publicznoprawnej na biuro rachunkowe.
Tak, ale jest to inny rodzaj odpowiedzialności.
Jeżeli biuro rachunkowe nie wykonało swoich obowiązków prawidłowo i w wyniku tego klient poniósł szkodę, możliwe jest dochodzenie roszczeń na zasadach prawa cywilnego.
Przykładowo może to dotyczyć sytuacji, gdy:
W takim przypadku konieczne jest jednak wykazanie, że:
Dlatego tak ważne jest dokładne określenie obowiązków biura rachunkowego już na etapie podpisywania umowy.
Wielu właścicieli firm błędnie zakłada, że podpisanie umowy z biurem rachunkowym całkowicie zwalnia ich z odpowiedzialności za sprawy podatkowe.
Tak nie jest.
Przedsiębiorca nadal odpowiada między innymi za:
Jeżeli przedsiębiorca dostarczy dokumenty po terminie lub przekaże nieprawidłowe informacje, odpowiedzialność za wynikające z tego konsekwencje może spoczywać właśnie na nim.
W praktyce poprawna współpraca z księgowością wymaga zaangażowania obu stron.
Szczególną uwagę na kwestie księgowe powinny zwracać osoby zarządzające spółkami.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzenie księgowości można zlecić zewnętrznemu biuru rachunkowemu, jednak nie oznacza to automatycznego zwolnienia członków zarządu z obowiązków związanych z funkcjonowaniem spółki.
Zarząd powinien między innymi:
W praktyce brak kontroli nad obiegiem dokumentów lub ignorowanie problemów może prowadzić do poważnych konsekwencji dla spółki.
Do problemów najczęściej spotykanych przez przedsiębiorców należą:
Nie każdy błąd oznacza od razu wysoką karę, jednak każdy powinien zostać możliwie szybko przeanalizowany i poprawiony.
Najgorszym rozwiązaniem jest ignorowanie problemu.
Po wykryciu błędu warto:
Najpierw należy sprawdzić, czego dokładnie dotyczy błąd oraz jakiego okresu obejmuje.
Należy przeanalizować dokumenty źródłowe, deklaracje, ewidencje oraz korespondencję dotyczącą sprawy.
W wielu przypadkach konieczne będzie złożenie korekty deklaracji podatkowej lub innych dokumentów.
Jeżeli błąd wpłynął na wysokość podatku lub składek, trzeba ustalić kwotę zaległości oraz należne odsetki.
Warto ustalić, czy przyczyną problemu był błąd przedsiębiorcy, pracownika czy biura rachunkowego.
W przypadku ewentualnego sporu z biurem rachunkowym istotne znaczenie mogą mieć umowa, korespondencja i potwierdzenia przekazywania dokumentów.
Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy.
W praktyce szybkie wykrycie błędu i podjęcie działań naprawczych często pozwala ograniczyć ryzyko dalszych konsekwencji. Znaczenie może mieć między innymi terminowe złożenie korekty, uregulowanie zaległości czy podjęcie innych działań przewidzianych przez przepisy.
Nie istnieje jednak rozwiązanie, które automatycznie eliminuje odpowiedzialność w każdej sytuacji.
Dlatego im wcześniej zostanie wykryta nieprawidłowość, tym większa szansa na ograniczenie skutków problemu.
Całkowite wyeliminowanie ryzyka błędów jest niemożliwe, jednak można je znacząco ograniczyć.
W praktyce warto zwrócić uwagę na:
Dla wielu przedsiębiorców bezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z kompleksowej obsługi księgowej i podatkowej, która obejmuje nie tylko bieżące księgowanie dokumentów, ale również wsparcie w zakresie zmian przepisów, rozliczeń oraz kontaktów z urzędami. Informacje o takim zakresie wsparcia można znaleźć na stronie UKDN.
Błąd w księgowości nie zawsze oznacza, że za wszystkie konsekwencje odpowiada księgowy. W relacjach z urzędem skarbowym czy ZUS odpowiedzialność najczęściej spoczywa na przedsiębiorcy lub spółce, nawet jeśli księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe.
Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe pozostaje całkowicie bez odpowiedzialności. Jeżeli szkoda powstała wskutek błędów po stronie biura, możliwe może być dochodzenie roszczeń na podstawie zawartej umowy i przepisów prawa cywilnego.
Najważniejsze po wykryciu błędu jest szybkie ustalenie jego przyczyny, analiza dokumentów oraz podjęcie działań naprawczych. W wielu przypadkach pozwala to znacząco ograniczyć ryzyko dalszych problemów podatkowych i księgowych.
